برخی اوقات کاربران لیست هایی را تحویل می گیرند که از لحاظ کیفیت ورود داده در سطح پایینی قرار دارند و تحلیلگر باید زمان زیادی را برای تصحیح این لیست ها زمان صرف کند . یکی از موارد خطا در اینگونه لیست ها ورود یک داده به شکل های مختلف است . به طور مثال نام  "علی توضیح" ممکن است با فاصله های مختلف در اطرافش نوشته شود : " علی  توضیح " یا "علی    توضیح" یا ... اینگونه ورود داده آنالیز لیست ها را خطا و اشتباه همراه می کند . لذا کاربر باید ابتدا داده های واحد را یکسان سازی کرده سپس آنالیز را آغاز کند .

یکی از بهترین توابعی که اکسل در اختیار کاربرانش قرار داده , تابع trim  است . این تابع فواصل اضافی بین کلمات را حذف می کند . فواصل مجاز تنها بین هر کلمه یک space  است .

=trim(" ali  tozih  ")       =>   ali tozih