فیلتر سازی پیشرفته - advance filter

گاهی اوقات لازم است که از یک ساختار پیچیده تر برای فیلتر سازی داده ها استفاده کنیم . برای این منظور به منوی data وراد شده ابزار advanced filter را انتخاب می کنیم . این ابزار قابلیت ترکیت شروط را به صورت شرط های and , or دارد .

همانطور که در تصاویر مشاهده می نمایید شرطهایی که در کنار یکدیگر قرار می گیرند( علی و tejarat) حکم and و انهایی که زیر هم قرار می گیرند (علی و رضا )حکم or  دارند. این شرط به صورت زیر خوانده می شود :

"رکوردهایی از علی که از بانک تجارت دریافتی داشته است و یا رکوردهایی از رضا که از بانک ملی دریافتی داشته است."

 

 توجه داشته باشید که محدوده شرط مثل فیلتر های ساده ابزاری نیست بلکه بصورت داده از کاربرگ می باشد و کاربر راحت می تواند آنها را تغییر دهد.

 

تمرین مدیریت داده -اکسل پیشرفته

تمرین - فرض کنید یک لیست از شماره های دانشجویی یک کلاس داریم و می خواهیم نمره ی هر دانشجو را در جلوی شماره اش وارد کنیم .فرمی لازم داریم تا با تایپ شماره دانشجویی آنرا در فهرست یافته و پس از ورود نمره آنرا در مقابلش ثبت کرده َ شماره دانشجویی بعدی را از کاربر بگیرد.

 

پاسخ: ابتدا یک سلول از جدول انتخاب شود.سپس ابزار form  را از بخش ابزار های اکسل :

QAT\MORE COMMANDS \ ALL COMMANDS\FORM..

 انتخاب می کنیم. حال با انتخاب این ابزار کاربر قادر است بسیاری از قابلیت های یک فرم ساده در ورود و نمایش داده ها را استفاده کند.

 

 با فشردن کلید CRITERIA کاربر می تواند شرط مورد نظر را وارد کند . مثلا شماره دانشجویی. حال با فشردن کلید اینتر رکورد مورد نظر یافت شده می توانید داده  متناظر آنرا وارد نمایید. اگر در حالت شرط ( CRITERIA )  باشید بجای این کلمه گزینه FORM فعال است.

 با کلید NEW  می توانید رکورد جدید وارد کنید و با کلید های NEXT , PREV  هم به رکوردهای قبل و بعد وارد میشوید.

نمودارهای اسپارک ( جرقه ای ) - sparklines excel 2010

گاهی اوقات لازم است کاربران همانطور که داده ها را مشاهده می کنند نمودارهای رشد و روند های آنها را نیز به صورت آنلاین شاهد باشند.

یکی از این ابزار که در اکسل ۲۰۱۰ طراحی شده است نمونه کوچک ( جرقه ای ) نمودارهای اصلی است که در بخش insert گزینه sparklines قرار داده شده است. برای ترسیم یک نمودار spark کافی است داده هایی که قرار است ترسیم شوند را انتخاب کرده یکی از انواع spark  را کلیک کنیم  . آنگاه محل قرار گیری جرقه را انتخاب کنیم تا نمودار در محل مورد نظر قرار گیرد.

ادامه نوشته

استفاده از ابزار قدرتمند consolidate برای یکسان سازی داده ها

هرگاه در چند شیت یا کاربرگ جداولی با فیلد های مشابه داشته باشیم می توانیم از تمامی آنها در یک کاربرگ مجزا گزارش تهیه کنیم .

 

برای این منظور ابتدا وارد کاربرگ آخر ( گزارش ) می شویم که کاملا خالی است . حال از منوی  data  ابزار consolidate  را فعال می کنیم.

ابتدا تابعی که قرار است برروی دادههای محاسباتی اعمال شود انتخاب می کنیم مثلا sum

 حال محدوده ی داده ها مشخص می گردند و با کلید add  به پنجره ی پایین منتقل میشوند.اگر جدول شما دارای عنوان است،  گزینه های   right column  ,top row  را علامت بزنید  .

با فشردن کلید ok  گزارشی از محدوده های انتخاب شده نمایش داده می شود.

 

حذف رکورد های تکراری در اکسل - remove duplicates

برای حذف رکورد های تکراری از یک جدول کافی است یک سلول از آنرا انتخاب کرده و از مسیر زیر حرکت کنیم :

data / data tools / remove duplicates

هنگام انتخاب این گزینه اکسل فرمی را نمایش می دهد که به کاربر امکان می دهد تا فیلدی از جدول را از مجموعه ی مقایسه حذف کند . به طور مثال اگر فیلد ردیف در میان جدول وجود داشت می توان آنرا حذف کرد.

یادمان باشد اکسل در این حالت به دنبال داده ی تکراری نمی گردد ، بلکه سعی می کند تا رکوردهای تکراری را یافته و حذف کند .

به تصویر زیر دقت کنید گرچه ما در لیست 2 نفر با نام های "علی توضیح" داریم، اما این دو با هم فرق دارند و دو نفر متفاوت هستند - به کد های شناسایی دقت کنید - بنابراین اکسل هیچ رکورد تکراری را یافت نمی کند.

اما اگر فیلد کد شناسایی را حذف کنیم ، هر دو "علی توضیح" حذف خواهند شد.

جمع بستن ساعات ها - اکسل پیشرفته

هر گاه چند سلول را که حاوی مقدار داده ای ساعت می باشد را با هم جمع کنیم اکسل به صورت پیش فرض آنها را دوباره با قالب ساعت نشان می دهد . به تصویر زیر دقت کنید . ستون جمع در حقیقت جمع ساعت های کارکرد سه ماه مهر و آبان و آذر است اما بجای اینکه جمع را نشان دهد ساعت را نشان می دهد .

 

 

برای رهایی از این مشکل کافی است سلول های حاوی جمع را با قالبی دیگر نمایش دهیم . برروی آنها راست کلیک کرده گزینه ی format cells  و number  و  custom بخش  hh:mm  را انتخاب کرده  ، در اطراف hh  یک جفت علامت براکت قرار می دهیم  ([hh]) 

 

منبع : کتاب ترفند های اکسل ( محمد حسن مهدوی ) 

جستجوی سلول های رنگی در اکسل - find

برای یافتن سلول های رنگی همگون در اکسل می توان از مسیر مشخص شده در تصویر حرکت کرد : 

 Home/find & replace /find

درقسمت format دوگزینه مشاهده می شود یکی format  که کاربر می تواند قالب مورد نظر را انتخاب کند و در حالت choose format from cell که کاربر تنها سلول رنگی مورد نظرش را با قطره چکان مکان نما انتخاب می کند .

حال کافی است کلید find all  را فشار دهید تا تمام آنها را در کاربرگ sheet یا کارپوشه workbook بیابد .

آموزش تصویری و مقدماتی اکسل

برای آموزش سریع و تصویری اکسل مقدماتی اینجا کلیک کنید

Microsoft Excel 2003 Tutorial - Excel Basics