قالب بندی های عددی

قالب بندی ويژه اعداد

 

 

 

1-Currency  (مالي) $ : اين قالب بندي ويژه فرمتهاي مالي مي باشد ويك نوع پول دلخواه را به نمايش مي گذارد .( براي تغيير واحد مالي برروي سلول مورد نظر راست كليك كرده گزينه Format cellsرا انتخاب كرده و سپس از زير مجموعه Number گزينه   Currencyو از كادر Symbol واحد پول مورد نظر را انتخاب ميكنيم ) .

       

2- Percent  % : اين كليد براي تبديل اعداد به قالب درصدی مي باشد .

 

مثال :                                          0.3      %        30%

                                                0.03      %          3%  

3- و  (کاما)  : كليد كاما سه رقم ، سه رقم  از سمت راست عدد ، ارقام را جدا مي كند .

4-  Increase Decimal و Decrease Decimal: افزايش اعشار وكاهش اعشار در ارقام سلول .

 

 

قالب بندی عمومی داده ها

-قالبندي ظاهر داده ها

براي تغيير ظاهري دادههااز نوار ابزار  Formattingاستفاده ميشود .دو نوع قالبندي براي داد‏ه ها موجود است قالب بندي نوع اول , قالب بندي عمومي است كه ويژه تمامي داده هاست ( متن و اعداد ) وقالبندي نوع دوم مخصوص اعداد است .

1-قالب بندي عمومي

 ابزار های :

 Font: قادر است نوع خط داده را تغييردهد.

 Font Size: اندازه خط را تغيير ميدهد.

 Bold: تيره كردن رنگ نوشته ها

 Italic: كج كردن نوشته ها

Underline : کلمه زيرخط دار نمايش داده می شود .

كليدهاي صف بندي (Align) : اين مجموعه  شامل كليدهاي چپ چين , وسط چين و راست چين می باشد .

Merge and Center  : اين كليد سلولهاي انتخاب شده را به هم پيوسته ومتن نوشته شده را درست در ميانه آن نمايش ميدهد براي تغيير مكان متن در سلول كافي است برروي اين سلول راست كليك كرده گزينه      Alignment |Format Cells  دو گزينه  Horو Ver را برابر با  Center قرار می دهيم .

 Decrease Indentو  Increase Indent: اين كليد ها جهت افزايش وكاهش فاصله متن با ديواره سلول  استفاده ميشود .

  Border: اين كليد جهت ترسيم جدول و كادر در سلولها استفاده ميشود وشامل زير مجموعه  Draw Borderاست. اين نوار ابزار , زير مجموعه‏اي از كليد های ترسيم کادر ميباشد و قسمتهاي مختلف آن عبارتند از :

 

1- ترسيم Border يا Grid                                                                                         

2- پاكن : کادرها را پاک می کند.

3- نوع خط (  Line Style) .

4- رنگ خط را مشخص ميكند (  Line Color) .

 Fill color: رنگ زير زمينه را مشخص مي كند.

 Font color: رنگ متن را تغيير مي دهد.

 

 

داده ها و قالب بندی آنها

از برخورد هرسطر با هر ستون يك سلول (  Cell) ايجاد ميشود . به مجموعه اين سلول ها ، كاربرگ Sheet ) ) گفته ميشود.هر فايل Excel در ابتدا معمولا با سه كاربرگ فعال ميشود .

 

براي افزايش تعداد كاربرگها به دو روش مي توان اقدام نمود :

 

روش اول : برروي نام كاربرگ راست كليك كرده گزينه Insert وسپس Ok را مي فشاريم .

 

روش دوم : از Menu Insert گزينه  Worksheetرا كليك مي كنيم در هر دو حالت يك كاربرگ به سيستم اضافه ميشود .

 

براي تغييرنام كاربرگ كافي است برروي آن راست كليك كرده گزينهRename را انتخاب کنيم .  سپس نام جديد را می نويسيم  وكليد  Enterرا فشار ميدهيم .

 

استفاد ه از راهنمای اکسل  : براي استفاد ه از راهنمای ( HELP) گروه  Officeكافي است از كليد  F1براي نمايش مجموعه راهنما استفاده كنيم  . اين مجموعه داراي سه قسمت اساسي است :

1- Contents                              ۲- Answer Wizard-۳                               Index

در قسمت اول كاربر نيازي به تايپ نداشته ومحتواي راهنما  به صورت دسته بندي شده نمايش ميشود .

در قسمت دوم  كاربر سئوال مورد نظر خود را تايپ ميكند و راهنما پاسخ را ارائه می نماید .

در قسمت سوم با استفاد ه از كلمات كليدي كاربر قادر است به راهنما مورد نظر خود دسترسي پيدا مي‏كند .

 

 

۲-انواع داده در Excel

در اكسل كاربر قادر است درهرسلول 4 نوع داده را وارد نمايد :

 

1- متن : اكسل نسبت به متن حساسيت نشان نميدهد وآنها را درسمت چپ سلول نمايش ميدهد .محدوديت خاصي براي تايپ متن در سلولهاي اكسل وجود ندارد براي تايپ دوسطر در يك سلول اكسل از تركيب كليد Alt + Enter  استفاده ميكنيم .

 

2- اعداد : در اكسل اعداد قابليت فراواني دارند و كاربر قادر است به هر نحوي از آنها استفاده كند .

 

براي تبديل اعداد اعشاري به اعداد كسري برروي سلولي كه عدد اعشاري در آن قراردارد راست كليك كرده گزينه     Format  Cells | Number | Fraction  با توجه به مخرج دلخواه ، كسر مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

 

3- تاريخ وزمان : اكسل نسبت به تاريخ و زمان حساسيت نشان داده وآنها را به سمت راست سلول مي كشاند . براي تغير قالبندي هاي تاريخ وزمان كافي است برروي سلول مورد نظر راست كليك كرده گزينه   Format Cells  و سپس از قسمت  Number  گزينه  Dateيا  Timeرا انتخاب نموده وتغيرات لازم را ايجاد نمود . براي نمايش تاريخ و زمان جاري در سلول از تركيب كليد        Ctrl  +  ;و               Cttl + shift + ;استفاده مي شود .

 

 

 

 

 

 

4- توضيحات يا Comment : هرگاه كاربر بخواهد شرحي براي سلول جاري بنويسد از توضيحات يا Comment استفاده می کند . براي ايجاد يك توضيح در سلول ابتدا  برروي سلول راست كليك كرده , گزينه Insert Comment را انتخاب ميكنيم , پنجره‏اي باز وآماده نوشتن متن يادداشت می باشد پس از نوشتن متن , در سلولی ديگر کلِيک می کنيم , مثلث قرمز رنگی پديدار می گردد و هر گاه به اين  مثلث نزديك شويم , توضيح مورد نظر نمايان می شود . براي ويرايش توضيح مورد نظر برروي همان سلول راست كليك كرده گزينه  Edit Comment را كليك مي كنيم . براي حذف يك توضيح برروي آن راست كليك كرده گزينهComment    Deleteرا انتخاب ميكنيم و براي نمايش دائمي يك توضيح برروي آن سلول راست كليك کرده گزينهComment   Show را انتخاب ميكنيم .

 

 

 

محیط اکسل

1 - شناخت اکسل

اين نرم ‏افزاربخشي از مجموعه نرم افزارآفيس مي باشد. نرم افزار هاي اين مجموعه عبارتند از :

Word, Excel, FrontPage, Access, Outlook, Publisher, PowerPoint              

كه هر كدام وظايف خاصي را بر عهده دارند .

Excel : به معناي عالي , نرم افزاری قدرتمند براي محاسبه, مديريت و تحليل داده ها مي باشد .

ازجمله توانايي هاي منحصر به فرد اين نرم افزار راحتي كار با آنست كه استفاده از آن به عنوان يك نرم افزار پايگاه مديريت داده ها  را بسيار لذت بخش مي نمايد . انجام عمليات حسابداري و مالي ، مهندسي ، آمار و حتي كنترل پروژه با آن امكان پذير است.استفاده از سلول هاي مجزا ، امكانات فيلترگذاري و مرتب سازي داده ها ، فرمول نويسي و ترسيم نمودار هاي متنوع و گويا و همچنين توابع بسيار قدرتمند آماري و محاسباتي از جمله امكانات اين نرم افزار است . اين نرم افزار داراي ويرايش هاي متفاوتي است که 97 , 2000 و XP از آن جمله می باشند .

محيط اكسل:

محيط Excel : نرم افزار Excel مانند هر نرم افزارديگر تحت ويندوز ، با يك پنجره بازمي شود که اجزاي مختلف اين پنجره عبارتند از :

1-نوار عنوان  : نام فايل وعبارت  : " Microsoft Excel " به چشم مي خورد .

2- نوار منو : (File ,Edit,……………) در نوار  Menuتمام قابليت هاي  Excelنهفته است .

3-نوار ابزار : شامل نمادهايي است كه كاربر نسبت به وجود آنها احساس نياز بيشتري مي كند .

4-جعبه نام : (Name box ) در اين قسمت آدرس سلول فعال به نمايش در مي ‏آيد. از اين قسمت ميتوان به سلول مورد نظر نيزحركت كرد .

5-نوار فرمول : نوار باريكي است كه مقابل جعبه نام قرار گرفته وهر متني كه در سلول فعال نوشته شود در اين قسمت نمايش داده مي‏‏ شود .

6-پنجره  Excel: در اين قسمت   256 ستون و 65536 سطر وجود دارد. ستون ها  با حروف لاتين (A,……..Z,AA…………IV  ) وسطرها با اعداد شماره گذاري شده‏اند.

از برخورد هرسطر با هر ستون يك سلول (  Cell) ايجاد ميشود . به اين مجموعه كاربرگ Sheet ) ) گفته ميشود.هر فايل Excel در ابتدا معمولا با سه كاربرگ فعال ميشود .

 

 

آشنایی با اکسل ( مقدماتی تا پیشرفته )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

راهنماي مقدماتي استفاده از نرم افزار صفحه گسترده

 

 

EXCEL

 

 

 

 

 

 

علي توضيح

 

 

 

مقدمه

شايد كمتر كسي فكر مي كرد كه روزي اطلاعات اينقدر مهم و حياتي باشد که كسب و مديريت آن يكي از نشانه هاي قدرت در هر جامعه محسوب گردد . جهان اطراف ما ، مالامال داده هاي خام و بي معني است كه با ايجاد ارتباط بين آنها ، اطلاعات مورد نياز حاصل مي گردد ، روش هاي حصول و استفاده از اين اطلاعات را تكنولوژي اطلاعات يا فناوري اطلاعات ( IT )   مي ناميم. جهت دهي به اين اطلاعات ، موجبات ايجاد علم ، را فراهم مي كند . اما مخزن علم بودن نيز به تنهايي كمال را به ارمغان   نمي آورد ، چه بسيار پزشكان متخصص قلب كه هنگام نوشتن مقاله مضرات دخانيات ، سيگار خود را با ولع دود  مي كنند . اين افراد كساني هستند كه عليرغم داشتن علم به آن عمل نمي كنند و در اصطلاح خردمند نيستند .

يكي از سريعترين روش هاي  كسب اطلاعات در عصر جديد استفاده از رايانه و ابزارهاي مرتبط با آنست .شايد به جرات  مي توان گفت كه  نرم افزار اكسل كه يكي از اجزاي مجموعه نرم افزارهاي آفيس مي باشد ، بهترين ابزار جهت نگهداري ، مديريت و تحليل داده ها در سطوح متوسط است . راحتي كار با اكسل ، آنرا به يك وسيله همگاني در بخش مديريت دادهها تبديل نموده است .

مجموعه حاضر كه مروري است كوتاه به محيط و امكانات اين  نرم افزار صفحه گسترده قدرتمند، چكيده منابع معتبري چون راهنماي جامع اكسل 2000 ترجمه آقاي محمد حسن مهدوي و كتاب راهنمای جامع EXCEL XP ترجمه آقاي امير حسين رضوي است .

بخش اول

 

آشنايي با محيط و توانايي هاي

 

EXCEL