نمودارها در اكسل

يكي از بهترين ابزارها جهت نمايش دادها در اكسل نمودارها يا Chart مي‏باشد  . اگربخواهيم  ليستی ازداده ها را به وسيله نمودار تحليل وبرسي كنيم ابتدا يك سلول از ليست را انتخاب كرده سپس از ابزار CHART WIZARD  جهت رسم نمودار استفاده ميكنيم .

انواع نمودار‏ها در اكسل

1- : COLUMN نمودار ستوني :اين نمودار تاكيد بيشتري بر زمان دارد و برای داده های گسسته بکار می رود .

2- BAR : نمودار افقي :اين نمودار شبيه نمودار ستوني است با اين تفاوت تاكيد كمتري بر زمان دارد.

3- : LINEنمودار خطي :اين نمودار براي مقايسه تعداد زيادي متغير پيوسته با تاکيد بر زمان است.

4-PIE  : نمودار كلوچه‏اي: اين نمودار براي برسي تنها  يك متغييركه مجموع آن به  100%مي رسد , استفاده مي شود.

5- XY(SCATTRE):اين نمودار شبيه نمودار خطي ميباشد با اين تفاوت كه نمودارمتغيير وابسته  را ترسيم مي كند. توجه داشته باشيد که ستون اول جدول داده های عددی دارد .

6-: AREA نمودار سطحي : اندازه سطر هر نمودار بيانگر اندازه متغيراست در اين نمودار مقايسه بيش از 3 متغير توصيه نمي شود .

7-DOUGHNUT : نمودار حلقوي :اين نمودار شبيه نمودار كلوچه‏اي است با اين تفاوت كه قادر به مقايسه بيشتر از يك متغيير است

8-: RADARنمودار رادار:در اين نمودار براي مقايسه چند متغير در حيطه مجاز استفاده مي شود

9-  :SURFACEنمودار صفحه‏‏اي برای مقايسه تاثير چند متغيير بر روی يک متغيير بکار می رود .

10- : BUBBLEنمودار حبابي :اين نمودار با بررسي 3 متغير هم زمان با توجه به مكان حباب ها واندازه آنها احتمال حادثه مورد نظر را پيش‏بيني مي كند

11-STOCK : اين نمودار جهت تحليل و بررسي اوراق يك شركت در بازار سهام استفاده مي شود

12- CYLINDER: شبيه نمودار ستوني با فرمتی متفاوت

13- :CONEشبيه نمودار ستوني با فرمتی متفاوت

14- PYRAMID: شبيه نمودار ستوني با فرمتی متفاوت

مراحل رسم يك نمودار

مرحله اول :

جهت رسم يك نمودار از ليستي از داده ها , ابتدا يكي از سلولها يا مجموعه مورد نظر را انتخاب كرده سپس با استفاده از كليد  CHART WIZARDنوع نمودار را انتخاب كرده به مرحله بعد مي رويم .

مرحله دوم :

CHART SOURCE DATA : در اين مرحله داده‏هاي مورد نظررا به نمودار تزريق مي كنيم . با استفاده از پنجره   DATA RANGE  كار‏بر قادر است حيطه ترسيم داده‏ها را تغيير دهد .دو كليد  ROWSوCOLUMNSجهت انتخاب دادهها سطري يا ستون براي ترسيم ميباشد .

مرحله سوم :

CHART OPTIONS : تغيرات مربوط به وضع ظاهري نمودار در اين قسمت كاربر قادر است عناوين نمودار عناوين مربوط به محورها تغيير اندازه ورنگ نمودار برچسبهاي بر روي نمودار, تغيير مكان راهنما‏ي نمودار را انجام دهد .

مرحله چهارم :

 CHART LOCATION : گام آخر در ترسيم نمودار تعيين محل نمودار ميباشد دو حالت در اين قسمت موجود است .

حالت اول : ايجاد يك كاربرگ جدا  .

حلت دوم :ترسيم نمودار در همان كار برگ

در انتها  كليد  FINISH را فشار مي دهيم ونمودار رسم مي شود .

معرفی

 توابعپرکاربرد در اكسل

تابع  SUM                                                                                           

 شكل تابع                 (محدوده)=SUM       

شرح تابع :

اين تابع پارامترهاي موجود (محدود ‏ه هاي موجود )رابايكديگر جمع ميكند

مثال:                                  =Sum(C10:C231)    اين فرمول مجموعه‏اي از سلولهاي  C10تا  C231رابا يكديگر جمع ميكند .

محدوده C10 تا C231 محدوده‏اي از آدرسها مي باشد كه با علامت (:) مشخص شده است .

تابع AVERAGE       

شكل تابع (محدوده)=Average

شرح تابع :

ميانگين دادههاي موجود در محدوده را محاسبه ميكند .

مثال:   (=Average(F5:G11  ميانگين سلولهاي  F5تا  G11را محاسبه ميكند .

تابع MAX

شكل تابع :(محدوده)=MAX

شرح تابع : بيشترين مقدار محدوده را باز مي گرداند.

تابع MIN

شكل تابع :(محدوده)=MIN

شرح تابع :

كوچكترين مقدار محدوده را باز مي گرداند .

تابع MEDIAN

شكل تابع :(محدوده)=MEDIAN

شرح تابع :

ميانه محدوده را نمايش ميدهد .

تابع MODE

شكل تابع (محدوده)=MODE

شرح تابع :

داده با بيشترين فراواني را در محدوده نمايش ميدهد .

مثال: فرمولي را بنويسيد كه  اگر كاربر درسلول (K4) كلمه  TEST1را نوشت معدل  TEST1و اگر  TEST2 معدل  TEST2را محاسبه کند.

تابع IF

شكل تابع ( ;T ;Fشرط)=IF

شرح تابع :

 IFيك تابع شرطي ومنطقي است و ابتدا  شرط راچك كرده اگرشرط صحيح باشد عمليات  Tانجام مي‏پذيرد واگر شرط نادرست باشد عمليات F .

مثال: اگر مقدار درسلول  A1بزرگتر يامساوي با 10باشد كلمه WINودرغير اين صورت كلمه  FILLدر سلوD3 چاپ كنيد :

=IF(A1>=10;"WIN";"FILL"’)

اين فرمول درسلول D3 نوشته ميشود.

مثال:اگر در سلول A10كلمه TEST1 نوشته شود در  A11ميانگين  TEST1نمايش داده شود  :                                                                                                  

= IF (A10=B1;AVERAGE(B2:B6);0)                                        

مثال :اگردرسلول  A10كلمه  TEST1نوشته شود ميانگين TEST1 در  A11  نشان داده شود .

اگردرسلول  A10كلمه  TEST2نوشته شود ميانگين  TEST2در A11  نشان داده شود .

اگردرسلول A10 كلمه TEST3 نوشته شود ميانگين  TEST3در A11  نشان داده شود .

 =IF(A10=B1;AAVERAGE(B2:B6);IF(A10=C1;AVERAGE(C2:C6);IF(A10=D1;AVERAGE(D2:D6);0)))

توابع   AND و OR

تابع  ANDوOR دوتابع منطقي مي باشند كه خروجي آنها هميشه دو حالت درست يانادرست ميباشد .

تابع AND

شكل تابع (شرط1و2)=AND

شرح تابع :اين تابع حد‏اقل دوشرط1و2رابرسي ميكند واگر هر دو صحيح باشند جواب صحيح را نمايش مي‏دهدواگر حتي يكي ازشرطها نادرست باشد جواب نادرست

مثال3:اگر ميانگين  TEST1و TEST2هردو از12بيشتر  كلمه  GOODرا درB11 چاپ كند ودر غير اين صورت  کلمه     . BAD

=IF(AND(AVERAGE(B2:B6)>12;AVERAGE(C2:C6)>12);’GOOD’;’BAD’)

تابع OR

شكل تابع (شرط1و2)=OR

شرح تابع :

اين تابع حد‏اقل دوشرط رابرسي كرده واگر دوشرط نادرست باشند ،نادرست را نمايش مي دهد اگر حتي يكي از شرطها صحيح باشد خروجي تابع صحيح است .

مثال: اگر حد‏اقل ميانگين يكي از سه آزمون از 17بيشتر باشد كلمه GOODودر غير اين صورت BAD

=IF(OR(AVERAGE(B2:B6)>17;AVERAGE(C2:C6)>17);AVERAGE(D2:D6)>17);’GOOD’;’BAD’)

تابع COUNT

شكل تابع (محدوده )=COUNT

شرح تابع :

تعداد اعداد موجود در محدوده را نمايش مي‏دهد (سلولهاي را كه شامل اعداد )

مثال:

=COUNT(B2:B12)

تابع COUNTA

شكل تابع (محدوده )=COUNA

شرح تابع :

سلولهاي شامل اعداد ومتن را شمارش ميكند .

تابع NOW

شكل تابع ()=NOW

شرح تابع :

تاريخ وساعت جاري نمايش ميدهد .

تابع TODAY

شكل تابع ()=TODAY

شرح تابع :

تاريخ جاري نمايش ميدهد

تابع HOUR

شكل تابع (پارامتر زمان )=HOUR

شرح تابع :

اين تابع پارامتر زمان را دريافت كرده وساعت آن را بعنوان خروجي نمايش ميدهد

تابع YEAR

شكل تابع (تاريخ)=YEAR

شرح تابع :

سال را از تاريخ جدا كرده ونمايش ميدهد

تابع ABS

شكل تابع (عدد)=ABS

شرح تابع :

اين تابع قدر مطلق عددمورد نظر را نمايش ميدهد (بدون علامت)

مثال:

=ABS(-9.5)      که حاصل این فرمول عدد 9.5 است .

تابع POWER

شكل تابع =POWER(A,B)

شرح تابع :

اين تابع عدد A را به توان Bمي‏رساند .

تابع SQRT

شكل تابع =SQRT(A)

شرح تابع :

جذر يا ريشه دوم عددمثبت Aرا نمايش مي‏دهد  .

تابع PI

شكل تابع =PI()

شرح تابع :

اين تابع عدد پی  را نمايش مي‏دهد .

مثال : اگر دايره‏اي به شعاع 7.3 داشته باشيم مساحت دايره چقدر است ؟  ( مساحت دایره شعاع به توان 2 درعدد پی ) .

=PI()*POWER(7.3;2)

تابع MOD

شكل تابع =MOD(A,B)

شرح تابع :

باقيمانده تقسيم عدد A بر  Bرا نمايش ميدهد .

تابع RADIANS

شكل تابع (زاويه )=RADIANS

شرح تابع :

تبديل زاويه مورد نظر از رادیان به درجه

مثال:

=SIN(RADIANS(90))

تابع SIN

شكل تابع (زاويه )=SIN

شرح تابع :

اين تابع SINزاويه مورد نظر را نمايش ميدهد .

تابع LEN

شكل تابع :(عبارت)=LEN

شرح تابع :

تعداد كاركترهاي يك سلول يا عبارت را مي‏شمارد  .

تابع UPPER

شكل تابع =UPPER(A1)

شرح تابع :

خروجي حرف بزرگ (عبارت را تما‏ما با حرف بزرگ نمايش ميدهد )

تابع LOWER

شكل تابع =LOWER(A1)

شرح تابع :

خروجي حرف كوچك

تابع COUNTIF

شكل تابع (شرط;محدوده)=COUNTIF

شرح تابع :

اين تابع محدوده مورد نظر را با شرط گروه وتعداد سلولهايي را كه با شرط مطابقت دارند نمايش ميدهد

مثال:

=COUNTIF(A1:G10,">30")

تابع SUMIF

شكل تابع (محدوده جمع;شرط;محدوده شرط)=SUMIF

شرح تابع :

اين تابع داراي سه پارامتر است شرط را در محدوده شرط كنترل كرده واگر شرط صحيح موجود در محدوده جمع سلول متناظررا جمع مي‏كند اين عمليات تا انتها‏ي ليست خود كار انجام ميشود .

 اين توابع را ميتوان از طريق INSERT FUNCTION  از منوی INSERT

استفاده کرد .

توابع در اكسل

جهت انجام عمليات تكراري وپيچيده از توابع تعريف شده دراكسل استفاده ميكنيم.

قسمتهاي مختلف يك تابع :

هر تابع از سه جزء اساسي تشكيل شده است

1-علامت مساوی                       2- نام تابع                                   3- پارامتر تابع

مثال :  تابع    =SUM(A3:B10)

۱- جدول زیر را کامل کنید :

در جدول زير اگر سود هر كالا 25 درصد قيمت خريد آن باشد مطلوبست محاسبه مبلغ سود و قیمت  فروش و مبلغ فروش كل هر كالا با استفاده از آدرس دهي مطلق
	الف - فروش = سود + خريد			ب- مبلغ كل = تعداد × فروش
				25%
	رديف	كالا	خريد	سود	فروش	تعداد	مبلغ كل
	1	كيف كوچك	1200			10
	2	كيف بزرگ	1500			11
	3	كفش ورزشي	850			5
	4	توپ	120			0
	5	اسكيت	4500			7

۲- جدول فوق را با استفاده از آدرس دهی مطلق حل کنید : ) یعنی ۲۵ ٪ را بالای ستون فروش ثابت نگه داشته و همه محاسبات با سلول فوق انجام شود .

14-انواع آدرسها

1-آدرس نسبي :

 اين آدرس همان آدرس معمولي در اكسل مي باشد كه با انجام عمليات  Copyو Pasteو Autofillآدرس درون فرمول ها تغيير كرده وبه نسبت مكان مورد نظر تغير شكل مي دهد

مثال: اگر در سلول    A5   فرمول روبرو نوشته شود و سپس آنرا به سلول A6   کپی کنيم ,        

                                   =G1*5                 

نتيجه چنين خواهد شد   

                                  =G2*5

ويا اگر اين فرمول را كپي كرده وبه 4خانه پايين ترببريم وPaste را کليک كنيم فرمول به شكل زير تغيير ماهيت ميدهد:                                                                                                                                                                  =G5*5

2- آدرسهاي مطلق :

براي جلوگيري از تغييرات در فرمولها از نوع دوم آدرس استفاده ميكنيم اين آدرسها آدرسهاي مطلق ناميده ميشوند ودليل آن اين است كه با تغييردر كاربرگ وسلولها‏ آدرسها‏ي مطلق تغيير نمي‏يابد جهت ايجاد يك آدرس مطلق از علامت $ (دلار )استفاده ميكنيم كافي است كه پشت نام ستون وشماره سطر علائم $بگذاريم  .

مثال:                      =$F$2+A5

اگر آدرس فوق را در چهار سلول پايين‏تر كپي كنيم به شكل زير تغيير مي كند :

                                                                                                                                                                                                                                                                       =$F$2+A9                             

 3- آدرسهای تركيبي :

هرگاه كاربر بخواهد سطريا ستون را ثابت نگه دارد از آدرسهاي مخلوط يا تركيبي استفاده مينمايد براي ايجاد يك آدرس تركيبي يا مخلوط باز از علامت $استفاده ميكنيم براي ثابت نگه‏داشتن ستون علامت $رادر پشت حرف ستون قرار ميدهيم وبراي ثابت نگه‏داشتن سطر علامت$ را در پشت شماره سطر

 مثال:            =$H2  به مفهوم ثابت بودن ستون  Hاست با قابليت تغيير  رديفها

 و=H$2                 به معناي قابليت تغيير ستونها وثابت بودن شماره سطر 2   است

تمرين: يك جدول ضرب 10×10  را با استفاده از آدرس دهی ترکيبی بسازيد :      

13-محاسبات در اكسل

الف : فرمولها                                          ب : توابع

الف: فرمول ها :براي انجام محاسبات ساده در اكسل از فرمولها استفاده ميكنيم هر فرمول از قسمتهاي زير تشكيل شده است

 1- علامت مساوي

 2- متغيرها

 3- عملگرهاي رياضي         

انواع عملگرهای رياضی

+ : جمع                                                - : تفريق

/ : تقسيم                                               * : ضرب

^ : توان                                                % : درصد

&  ( به هم پيوستن دو کلمه يا دو رقم )

مثال: عمليات سمت چپ در سلول نوشته شده و حاصل پس از فشردن کليد Enter  مشاهده می شود .

متغيرها ميتواند آدرس نيز باشند  .

مثال1: اگر در سلول A1 عدد  10 و در سلول  A2عدد 5 را نوشته شده باشند و در سلول A3 معادله زير را بنويسيم      =A1+A2   جواب 15 در A3 نمايان خواهد شد .

12-فيلتر سازي ليست ها :

جهت فيلتر سازي ليست ها ابتدا سر ستونهاي ليست را انتخاب كرده سپس مسير

 Data | Filters | Autofilter  را انتخاب كرده ,علائم فيلتر در سر ستون ها  نمايش داده مي شوند .

براي فيلتر كردن يك داده در يک فيلد, فيلتر ستون مورد نظر را باز كرده وداده مورد نظر را از ليست انتخاب می کنيم . ليست, تمامي رديف ها ( رکورد ها ) را به جز رديف  مورد نظر پنهان مي كند .براي خنثي سازي فيلتر, فيلدي كه مورد عمليات فيلتر سازي قرار گرفته را (فلش آبي رنگ ) باز كرده گزينه All را انتخاب مي كنيم .

فيلتر سازي پيشرفته :

الف- گزينه Custom : براي انجام عمليات فيلتر سازي همراه با شرط از گزينه  Custom استفاده مي كنيم .

اين گزينه دارای شرط های زير است :

شرط ها :

با استفاده از شرطهاي فوق كار‏بر قادر است در هر محيط محاسباتي ومقايسه‏اي فيلتر سازي پيشرفته را انجام دهد .

مثال : اگر شرط زير را بخواهيم با استفاده از فيلتر بسازيم :   

7 <=  x < ۲۶                                           

                                  is greater than or equal to               7        

                                                And

is less than                         26                                     

بخش دوم

آشنايي با روش  هاي

تحليل داده در

EXCEL

ليست List

در شروع کار با اکسل , ساختن يک پايگاه  داده برای تبديل آنها به اطلاعات و انجام عمليات تجزيه و تحليل مهمترين کار به نظر می رسد . ليست: مجموعه ای از داده هاست که به طور منطقی در کنار يکديگر قرار گرفته اند .

برای یافتن یک کلمه یا یک سلول خاص با قالب بندی تعریف شده ، کافی است از ترکیب کلید های 

Ctrl + F     )find)  استفاده کنيم . این ابزار قادر است داده ها و قالببندی ها را یافته و به کاربر نمایش

دهد .

مثال :در جدول زیر سلول های رنگی را بیابید :

10-يافتن سلولهاي خاص 

براي يافتن سلولهاي خاص اكسل با شرايط خاص مثلاٌ سلول هايي كه با توضيحات مي باشند يا محتويات سلول های آنها مقادير خاصی می باشد ، از منوی      Go to | Special  Edit |    را انتخاب می کنيم  .

 برخی گزينه هاي اين پنجره عبارتند از :

Comment: سلولهايي را كه داراي توضيحات مي باشد انتخاب مي كند.

Constants: سلولهاي غير خالي را در محدوده جاری انتخاب مي كند که محتويات آنهاشامل:

1. numbers   : اعداد باشد.
2. text  :      متن باشد .
3. logical  : داده های منطقی باشد .
4. error : شامل خطا باشد .

formula : سلولهاي غير خالي را در محدوده جاری انتخاب مي كند که فرمول آنهاشاملموارد فوق گردد .

 Blanks: سلولهاي خالي محدوده جاری را انتخاب مي كند.

: Current Region کل سلول های محدوده جاری را انتخاب می کند.

Current array: محدوده سلول هاي آرايه ای را انتخاب مي كند.

 Objects: اشياء و اشكال را برروي صفحه انتخاب ميكند.

Row differences: تمام سلول هايي را كه محتويات آنها با سلول مقايسه متفاوت مي باشد را در يک رديف, انتخاب  مي كند.

Column differences: تمام سلول هايي را كه محتويات آنها با سلول مقايسه متفاوت مي باشد را در يک ستون, انتخاب مي كند.

precedent: تمام سلول هايي را كه در فرمول اين سلول بکار رفته اند رامشخص می کند .

dependent: فرمول هايي را که اين سلول در آنها بکار رفته است را مشخص می کند ..

  Last cell: آخرين سلول را در محدوده جاری انتخاب می کند.

 Visible cells only : فقط سلولهاي قابل مشاهده را انتخاب ميكند (تغيرات شامل سلولهاي پنهان نمي شود) .

Data Validation: معتبر سازی با شرط:

 All: تمام سلولهايي كه داراي قالبندي شرطي باشند انتخاب مي كند.

  Same: تمام سلول هايي كه قالبندي آنها شبيه قالبندي سلول ها انتخاب شده است را انتخاب مي كند.

-ايجاد يك قالبندي دائمي ( الگو ) :  Style

براي تعريف كردن يك قالبندي يا فرمت دايمی ، ابتدا سلول مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی  Format گزينه Style را انتخاب كرده، ابتدا يك نام جديد را بجای کلمه normal مي نويسيم سپس كليد Modify  را فشار مي دهيم . براي قالبندي مورد نظر فونت، رنگها وكادرهاي دلخواه را انتخاب مي كنيم .سپس كليد Add را مي فشاريم درپايان ok را کليک می کنيم تا الگو ذخيره گردد . اين الگو در تمام کاربرگ اکسل قابل استفاده است . کافی است سلول های مورد نظر را انتخاب کرده و سپس از مسير ذکر شده  ، الگوی دلخواه را انتخاب می کنيم .

 ابزار  Format painter

جهت كپي كردن وانتقال يك قالبندي به سلول مورد نظر از ابزارFormat painter استفاده مي كنيم ( ابزاری شبيه برس که فقط قالب بندی را انتقال می دهد ) .

8-توسعه نوار ابزار

براي گسترش نوار ابزار اكسل كافي است در  قسمت خالي نوار ابزار يا نوار منو راست كليك كرده گزينه Customize را انتخاب كرده واز برگه دان  Commandsرا چپ كليك كنيد , ابزار دلخواه را انتخاب كرده و با عمل drag كردن آن را به نوار ابزار دلخواه می کشانيم پنجره Close را بسته وكار بر قادر به استفاده از ابزار جديد ميشود .

ساخت نوار ابزار دلخواه

ابتدا برروي قسمت خالي نوار منو راست كليك كرده گزينه Customize را انتخاب كرده در برگه دان    Toollbarكليد New را فشرده , اكسل از كار‎‏‏بر يك نام را ميخواهد كه نوار ابزار با آن نام نوشته شود سپس به برگدان Commands رفته ابزار مورد نيازرا به وسيله drag (کشيدن )كردن به نوار ابزار جديد ضميمه کنيد .

قالب بندي شرطي يا Conditional Formatting

هر گاه كاربر بخواهد در مجموعه اي از سلولها يا حتي يك سلول قالب بندي با يك شرط خاص ايجاد كند از گزينهConditional Formatting استفاده ميكند .

مثال: اگر بخواهيم در يك ستون اعدادي كه بين 9 و صفر قرار ميگيرند به رنگ قرمز نمايش دهد ابتداء ستون مورد نظر را انتخاب كرده سپس قالب بندی شرطی را کليک کرده , پنجره زير فعال مي شود .  

شرطها

 پس از انتخاب شرط مورد نظر اعداد مربوط به شرط را در جعبه هاي روبروي شرط وارد ميكنيم سپس با استفاده از كليد Format قالب بندي مورد نظر را معمولا رنگ انتخاب كرده سپس كليد Ok را مي فشاريم. براي ايجاد شرط دوم كليد Add را مي فشاريم اكسل تا  3 شرط را به صورت قالبندي شرطي مي پذيرد .

براي حذف شرط هاي ايجاد شده از كليد Delete استفاده ميكنيم در اين حالت پنجره اي باز شده از کاربر شماره شرط را ميخواهد سپس ok را مي فشاريم تا شرط مورد نظر حذف شود .

 ابزار  Format painter

جهت كپي كردن وانتقال يك قالبندي به سلول مورد نظر از نوار ابزارFormat painter استفاده ميكنيم .

پنهان سازي سطر ياستون

براي پنهان سازي يك ستون( يا سطر) ، برروي سرستون مورد نظررفته راست كليك كرده گزينهHide را انتخاب کرده تا ستون مورد نظر از چشم پنهان شود (ترتيب الفبايي ستون ها به هم مي خورد) .

براي آشكار كردن يك ستون پنهان شده دوستون مجاور را انتخاب كرده برروي آنها راست كليك وگزينه Unhide را انتخاب مي كنيم ستونهاي پنهان شده نمايان ميشوند .

استفاده از قالبندي خودكار (Auto format )

جهت ايجاد يك قالبندي به صورت خودكار برروي ليستي از دادهها يكي از سلولهاي ليست راانتخاب كرده از منو Format |Auto format  يكي از جدولها را انتخاب كرده كليد  okرامي فشاريم  , جدول قالب مورد نظر را پيدا ميكند .

ابزار Paste Special

استفاده از Paste special : اگر كاربر بخواهد داده ها را با شرط كپي نمايد  از گزينه        Paste specialاستفاده مي كند. به طور مثال كاربرقادر است داده هاي كپي شده را به داده هاي جديد اضافه كند يا اگر    داده ها به صورت افقي كپي شده باشند آنها را به صورت عمودي كپي نمايد، يا حتي داده ها ر ابا اتصال به مبدا در جاي خود قراردهد . اين گزينه در منوی  Edit   و يا در راست کليک مشاهده می شود .

برخي از گزينه هاي  اين پنجره  عبارتند از :

Add: اضافه كردن مقصد به مبدا                                : Multiply ضرب مقصد در مبدا

Subtract:  تفريق مقصد از مبدا                                 Divide:  تقسيم مقصد بر مبدا

Transpose: تبديل ازحالت افقي به عمودي يا ازحالت عمودي به افقي

 Paste link: با استفاده از اين گزينه مقصد به مبدا وابسته می گردد و هر نوع تغيير در مبدا, مقصد را نيز تغيير می دهد.

7-تغييرساختاركاربرگ

افزودن سطر وستون براي اضافه كردن يك سطر و يك ستون دريك كاربرگ كافي است ستون بعد آن را انتخاب كرده برروي سرستون راست كليك كرده گزينه Insert را کليک کرده , ستون جديد درج ميشود براي سطر نيز با همين روش .

براي حذف يك ستون ويك سطر ستون مورد نظر را انتخاب راست كليك گزينه Delete را انتخاب ميكنيم , ستون مورد نظر حذف ميشود .

ابزار AutoFill                      

 Autofillيا پركننده خود كار : هنگامي كه به پايين يك سلول نزديك ميشويم يک مربع کوچک سياه رنگ ديده می شود که اگر ماوس را به آن نزديک کنيم , اشاره گر ماوس به صورت يك صليب نازك سياه رنگ ملاحظه ميشود , در اين حالت اگر چپ كليك ماوس را پايين نگه داشته وبه سمت اطراف حركت كنيم    Autofillفعال گشته , دو نوع عمليات انجام ميدهد

الف- كپي                ب- توسعه

 در حالت اول داده ها تكرار ميشود و در حالت دوم عمليات توسعه داده ها صورت مي پذيرد .

مثال : اگر در يك سلول عدد  1 نوشته شود وكاربر Autofill آن سلول همراه با كليد Ctrl را فعال ساخته و به سمت پايين حركت كند عمليات توسعه زير صورت مي پذيرد :                                                

در حالتي كه Ctrl پايين فشرده شود , يك علامت + در بالاي Autofillملاحظه ميگردد .

مثال2: اگر دردوسلول پياپي اعداد 1 و 3 نوشته شوند سپس هردوسلول انتخاب شدهAutofill آن را پايين نگه داريم وبه سمت پايين حركت كنيم سري زير حاصل ميشود :

از  Autofilllمي توان براي كپي روزهاي هفته ،ماههاي سال وتاريخ نيز استفاده كرد.

جهت ايجاد يك ليست خود كار  Autofillاز منوی Optiosn | Custom list  Tools |را انتخاب كرده , در پنجره خالي سمت راست ليست مورد نظر را تايپ كرده وسپس كليد Add را مي فشاريم ,   Okرا فشرده از پنجره خارج ميشويم .حال اگر يكي ازاعضاي ليست رادر يك سلول ياداشت كنيم و Autofillرا فعال سازيم به صورت چرخشی اعضاي ديگر تكرار   مي شود .

6-نقل و انتقال داده ها در اکسل

روشهاي كپي داده ها در اكسل

به چند روش ميتوان داده ها را درون اكسل كپي كرد :

روش اول  ابتدا سلولهاي مبداء را انتخاب كرده سپس با استفاده از راست كليك گزينه Copy را نتخاب كرده به مقصد مي رويم و در انتها گزينه Paste را انتخاب ميكنيم .

روش دوم استفاد ه ازنوار منوی  Edit : ابتداء سلولهاي مبدا را انتخاب كرده از منوی Edit ,گزينه  Copy را برمی گزينيم و در آخر به مقصد رفته گزينه Paste را می فشاريم .

روش سوم استفاد ه از نوار ابزار : سلولهاي مبداء را انتخاب کرده  با استفاد ه از كليد كپي آنها را به حافظه مي سپاريم و سپس به مقصد رفته كليد  Pasteرا فشار مي دهيم .

روش چهارم استفاد ه از چپ كليك مآوس يا  Drag: ابتداء سلولهاي مبدا را انتخاب كرده , با ماوس به حاشيه آن نزديك شده تا يك فلاش سفيد رنگ به همراه يك صليب آشكار گردد . در اين حالت كليد Ctrl و چپ كليك ماوس ر ا پايين نگه داشته و به مقصد حركت ميكنيم  , سپس چپ كليك موس و  Ctrlرا رها مي كنيم  .تمام مراحل فوق جهت انجام عمليات  انتقال نيز صادق است  , تنها در اين حالت كليد Ctrl  لازم نيست .

۱- انتخاب پیوسته (ماوس) : حرکت با چپ کلیک

۲- انتخاب پیوسته ( صفحه کلید) :       SHIFT + کلید های جهتی

۳- انتخاب گسسته (ماوس)  :  چپ کلیک + کلید کنترل

۴- اتخاب گسسته ( صفحه کلید) :   SHIFT + F8

براي انتخاب يك ستون يا يك سطر كافي است برروي سر ستون يا سر سطر , چپ كليك كرده و براي انتخاب يك كاربرگ (Sheet ) برروي سلول كاربرگ          چپ كليك ميكنيم (A  Ctrl +) .

5-ساختار فايل ها در اكسل

در اكسل نيز مانند هر برنامه اي تحت ويندوز كليدهايي جهت ذخيره سازي فايلها وباز كردن فايلهاي موجود است . براي ذخيره فايل موجود ,كافي است از كليد  Save استفاده کنيد که  براي اولين بار از كاربر نام مورد نظر را خواسته وفايل را با  نام داده شده ذخيره ميكند و براي تغيير نام ومكان فايل از گزينه Save as استفاده ميكنيم .

رمزگذاری فايل

 براي ذخيره يك فايل با رمز كافي است كه فايل مورد نظر را فعال كرده سپس از

 File | Save As.. | tools | General options      چهارگزينه نمايش داده ميشود .

1- Always Backup: ايجاد يك  فايل پشتيبان از فايل موجود .

2-Open   Password to: براي باز كردن يك فايل  Passwordمورد نظر را وارد كنيد .

3- Password To Modify: براي ايجاد تغيير برروی فايل جاری از كاربر رمز مي خواهد .

4-Read Only Recommended : در ابتداي بازکردن فايل از كاربر مي پرسد كه آن را به صورت فقط خواندني باز نمايد , در صورت پاسخ مثبت , كاربر اطلاعات جديد را وارد كرده اما ذخيره با نام قبلي ميسر نيست .

برخی اصطلاحات مربوط به ذخيره اطلاعات در اکسل

فيلد : در اکسل معمولاستون ها را فيلد می نامند .

رکورد : در اکسل سطر ها را رکورد می نامند .

کاربرگ : يا همان  SHEET  مجموعه ای از رکورد هاست. 

فايل  : يا همان  WORKBOOK مجموعه از کاربرگ هاست .

-ويرايش داده ها

براي حذف يا ويرايش دادهها در سلول به چهار روش اقدام ميكنيم :

1- سلول مورد نظر را انتخاب كرده كليد  Deleteرا فشار مي دهيم تا داده فعلي حذف شده و سپس داده جديد را تايپ ميكنيم .

2- برروي سلول مورد نظر رفته , داده جديد را تايپ مي كنيم  .

3- با استفاده از كليد   F2, مكان نما در سلول فعال شده وكاربرقادر به ويرايش داده ها در سلول ميباشد .

4- با استفاد ه از كليك ماوس بروي سلول مورد نظر رفته عمليات دوبار كليك را انجام داده مكان نما فعال ميگردد وشبيه عمليات کليد   F2 ,كاربر قادر به ويرايش داده ها در سلول ميباشد .

حذف قالب بندي سلول

به طور كلي براي حذف داده ها در يك سلول از كليدDelete استفاده مي كنيم , اما اين كليد قادر به حذف قالبندي سلول    نمي باشد (منظور از قالببندي : رنگها , قالبندي عمومي وعددي است)براي حذف قالبندي ها, سلول مورد نظر را انتخاب كرده ,  سپس از منوی Edit  گزينه Clear   را انتخاب می کنيم  که گزينه های آن به شرح زير عمليات پاکسازی را انجام می دهند :

 ALL: :   اين گزينه باعث حذف محتويات سلول وهمچنين قالب بندي آن ميگردد.

         Formats : قالب بندي حذف شده و داده برجا مي ماند .

  RSS